Biurokracja w lokalnej firmie

: Opublikowano: poniedziałek, 26, styczeń 2015 19:42

Nadmiar biurokratyzacji jest przekleństwem wielu firm, jednak brak jakichkolwiek procedur, nawet w niewielkich przedsiębiorstwach powodować może katastrofę.

Gorszą obsługę klientów, zbyt późną reakcję w sytuacjach kryzysowych, mniejszą przewidywalność sytuacji które mogą nastąpić. Należy w tym miejscu rozróżnić biurokrację, od biurokratyzacji. Ta pierwsza jest nieunikniona, a ta druga to zwykła patologia wcześniejszego terminu.

W zwykłym zieleniaku, gdzie pracuje jedna osoba procedury będą fikcją, ale w regionalnych firmach, gdzie zatrudnia się 10-20 osób procedury stają się koniecznością. Każdy pracownik, musi wiedzieć, jakie obowiązki do niego należą, a najlepiej jak ma je spisane na formularzu, a jeszcze idealniej, gdy te zasady zna jak dekalog i jeszcze się pod nimi podpisze. Niekoniecznie krwią, ale przynajmniej długopisem. Jeśli szef w małym przedsiębiorstwie ustali, kto za co odpowiada i z czego może być rozliczony, to może spodziewać się, że wydajność pracy wzrośnie. Jednak stworzenie jakichkolwiek procedur obliguje przedsiębiorcę również do pewnych zadań. Przede wszystkim do KONTROLI, czy są one przestrzegane. W innym przypadku tworzenie procedur staje się biurokratyzacją i nonsensem. Każde procedury, które się tworzy muszą mieć podstawę, czyli muszą służyć ulepszeniu pewnych schematów, czynności, wykonywanym zadaniom. Ważne jest przy tym, aby procedury były tworzone wspólnie, po to aby były możliwe w realizacji i akceptowalne przez ich wykonawcę. Procedury w małych regionalnych firmach często nie posiadają formy pisemnej i przekazywane są na zasadzie „umówienia się” co do sposobu wykonywania danej czynności. Jednak, gdy coś jest spisane, to żadna ze stron nie zarzuci drugiej, iż inaczej coś ustalono. Procedurą można objąć np. sposób obsługi klientów, sposób wytwarzania i pakowania określonego produktu, zasady szkolenia nowego pracownika do firmy, zasady przyznawania premii pracowniczych itd. Im więcej ludzi pracuje w firmie, im bardziej się firma rozrasta, tym bardziej istotne są procedury. Jeśli ktoś sądzi inaczej, to niech sobie wyobrazi współczesne funkcjonowanie świata bez ustawionego prawa (czyli zasad postępowania).

Są w firmach różnorodne procedury, jak choćby raporty z wykonanych zadań. Dotyczy to głównie handlowców. Po co handlowcy mają tworzyć raporty sprzedaży? Generalnie, gdy mają być napisane tylko po to, aby były, to tworzenie takie jest stratą czasu dla piszącego jak i czytającego. Są jednak idealnym narzędziem, korzystnym zarówno dla szefa jak i pracownika, pod warunkiem, że będą prawidłowo przygotowane i spełniały jakiś cel. Handlowiec musi znać liczby, a tworząc raporty musi znajdować w nich odpowiedź, jak poprawić swoje wyniki i nakreślić przełożonemu problemy i możliwości w dalszej pracy, w których przełożony może być pomocny dzięki swojemu doświadczeniu oraz narzędziom, którymi może się posłużyć.

Małe regionalne firmy mają tę trudność, że przy ograniczonych zasobach ludzkich, opracowanie procedur pochłania pewien nakład pracy, co może być bardziej odczuwalne organizacyjne niż w dużych firmach. Należy mieć zatem rozwagę w tworzeniu procedur, bo one mają za zadanie ułatwienie pracy i lepszą organizację firmy i tworząc je zawsze o tym należy pamiętać. Nie popadajmy w paranoję i nie ustalajmy procedury machania szczotką przy sprzątaniu, ale opracowana zasada przekazywania utargu jest już sensowna. Łatwo z biurokracji zrobić biurokratyzację więc przedsiębiorco miej się na baczności i kieruj się rozumem. Przejrzyste zasady mają ułatwiać organizację pracy twoich ludzi.